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博士德空調電器管理軟件

博士德應空調分銷商發展需求,規范區域分銷管理,協助下級分銷深度擴展,從提升區域空調品牌總代管理能力:加強客戶管理、規范業務流程、提高售后服務質量、嚴把財務控制等方面出發,研發出針對空調行業分銷網絡管理系統,此系統在部分區域已經成功應用于空調品牌區域總代,為期管理的規范與提高起到了不可忽視的作用。

  • 行業背景
  • 行業特點
  • 軟件介紹
  • 技術特點
  • 賬戶管理
  • 典型客戶

隨著全球溫度的不斷攀升,空調已經成為人類必備的生活用品,中國應對經濟危機,在去年推出家電下鄉政策后,各大廠家在農村市場取得了優異的成績。針對此良好的經濟促進形式,2010年兩會中,政府提倡繼續加大深入家電下鄉政策。空調各大品牌也已紛紛加大市場宣傳投入,從中央電視一套黃金時間段廣告,我們就有明顯的感受,2010年空調行業將會有更大的突破。面對眾多品牌的競爭,各廠家都在加強、完善自身渠道建設,發展并規范各種類型的合作伙伴,推出各種優惠政策鼓勵分銷商的觸角走向負責區域每一個角落。

博士德應空調分銷商發展需求,規范區域分銷管理,協助下級分銷深度擴展,從提升區域空調品牌總代管理能力:加強客戶管理、規范業務流程、提高售后服務質量、嚴把財務控制等方面出發,研發出針對空調行業分銷網絡管理系統,此系統在部分區域已經成功應用于空調品牌區域總代,為期管理的規范與提高起到了不可忽視的作用。

一、空調行業特點

1.         空調分銷行業組織架構

地區總代在建立自己專賣店的同時,按照地域為原則發展下級分銷商,以覆蓋更多的區域來實現更多的銷售。其中專賣店中不包括蘇寧等大型商場的店。作為工程部是專門運作項目,類似于團購業務的客戶,如統一采購的單位、精裝修的小區、商務樓等批量采購的客戶。

2.         商家行業客戶特點與銷售模式

      分項

分類

特點

管理重點

銷售模式

個人客戶

量大,單次消費占多數

要求服務、售后質量高

空調銷售單

工程客戶

量小,單大,重復消費較高

關系維護,業務方案復雜

工程銷售單

下級分銷商

業務、服務、資金往來復雜

要求業務支持、資金管理到位

空調批發單

部分特殊業務模式:

A.       按商品及庫存的性質分為2類:第一,空調單;第二,小家電單

B.        如果出售商品為空調的話,為空調單,空調單分從本地出庫(樣機)和從總部出庫。

C.        如果是小家電的話,為小家電單,可直接從本地出庫。

3.         進貨模式的分類

按商品分為空調進貨單和小家電進貨單。

A.       空調進貨單要分為訂貨單和進貨單。并且能知道訂貨未到貨信息。

B.        小家電進貨,店面做申請,由總部審核,統一訂貨。

4.         業務處理流程

A.       空調機銷售的業務處理流程(針對個人業務)

               

                                     

B.       

工程申請單

審核、批準

工程機合同

審核、批準

工程機銷售單

發貨、安裝

未通過,修正

未通過,修正

工程機銷售業務處理流程(針對統一采購、項目業務)

C.        批發單的業務處理(針對下級代理或加盟店業務)

對于下級代理商及加盟店,我們需要銜接財務數據,了解預付款情況、欠款情況。此單無需安裝,售后無需銜接此單派工安裝。

5.         庫存及商品信息

A.       庫存分布:各個店面及各個部門公用總部的空調庫存信息,各個店面又有自己的空調庫存信息(樣機)、小家電庫存信息。

B.        商品:在節假日時期可促銷,每個機型的促銷額可靈活設置。贈品的使用與禁用可以靈活控制。

6.         資金往來

總部負責進貨、定價。各個店面負責銷售,并且店面較為分散,這就需要店面定期將資金轉入到總部中或者由總部每天到各個店面去收取。

二、管理重點

1.         客戶管理部分:根據交易次數直接決定對客戶信息的重視程度。對于一次性交易的家庭客戶,需要建立什么樣的客戶檔案?對于多次交易的客戶,又需要建立什么樣的客戶檔案?店面做銷售單時,怎樣簡便又快捷的添加客戶信息檔案,做到:第一,信息不會少;第二,送貨和安裝又能及時了解哪些客戶什么時間需要送貨和安裝,優化送貨和安裝行程。客戶如果退貨又能怎樣快捷、方便的找到客戶信息、銷售信息等等都需要對客戶管理進行不同的處理策略。

2.         業務銜接部分:下級分銷商、專賣店、加盟店及公司各部門都是不同地域的分散經營。而作為總部需要采取集中管理,實時掌握各機構相關信息,并且部分信息需要有級別的共享,以方便各機構開展正常業務,如:客戶信息、庫存信息、促銷活動信息等。這就為不同的業務模式流程銜接提出了行業性的要求。

3.         資金帳款部分:總部不僅要實時知道各機構的經營情況,也要實時獲取各機構的現金金額及銀行卡中的金額情況。對于各機構在規定的時間段根據銷售情況應轉多少款給總部,總部需要實時把控,以充分提高資金利用率。

博士德公司在深入了解行業特性的基礎上,根據空調行業管理的重點,研發出以客戶為中心,資金帳款為紐帶,從客戶接待登記、購機選型、倉庫管理、貨物配送、售后安裝、信息反饋廠家等業務環節為核心流程,為企業提供綜合性的統計分析數據,滿足企業日常管理的同時,給企業經營分析提供有力的幫助。

一、軟件業務流程圖

   

二、店面管理部分

1.   單據管理

l  單據包括空調銷售開單、空調銷售退貨單(出庫前退貨、出庫后退貨)、小家電銷售開單、小家電退貨單、小家電進貨申請單、小家電進貨退貨單、小家電調撥單、店面轉款單。

l  在做空調銷售單的時候,根據客戶的具體情況可以手工輸入地址、電話、聯系人等,也可以在原來的客戶信息里進行選擇。

l  銷售單里包括銷售金額、定金、收款金額、余額等,收款金額可以進行修改。

l  在做空調銷售單的時候,在選擇商品的時候,可以查詢到此商品的實際庫存數量和帳面庫存數量。

l  在做空調銷售單的時候,發票號可以在單據過帳后再填寫、修改發票號。

l  在做空調銷售單的時候,在選擇預約送貨日期的時候,可以看到選擇日的送貨情況以及當日的送貨量,如果超過當日的送貨量,系統提示當日已安排滿,也可以強制安排。

l  在做空調銷售單的時候,在選擇預約安裝日期的時候,可以看到選擇日的安裝情況以及當日的安裝量,如果超過當日的安裝量,系統提示當日已安排滿,也可以強制安排。

l  在做空調銷售單的時候,可以根據實際情況對空調平臺選擇有或者無。

l  在做空調銷售單的時候,可以根據每個空調設置使用專有賬戶和促銷賬戶的最高金額。促銷賬戶和專有賬戶可以設定啟用或者停用。

l  在使用授權賬戶的時候,需要輸入管理員設定的授權碼,此授權碼是可以每天進行變動的。

l  在做空調銷售單的時候,可以控制贈品的使用時間和每個店的使用數量。

l  空調銷售開單的時候,店面結算不減少實際數量,只減少帳面數量,實際出庫的時候減少實際庫存。

l  所有的銷售退貨單,可以調出原銷售單。

l  小家電銷售結算,商品直接出庫。

l  關于退貨,如果退貨有折價情況,則在利潤中體現出盈利。

l  前臺在每天存錢的時候,查詢所有未存款的單據,并且根據當次實際存款情況打勾,統計打勾金額,打印、存款、并且做轉款單。每天的轉款包括全額未轉款明細、訂金未轉款明細、余額未轉款明細,轉款后,應打印全額轉款明細、訂金轉款明細、余額轉款明細等。

l  當財務收款或者看到對應的銀行對帳單后,對轉款單進行審核。

l  允許負庫存銷售。

l  查詢每一張單據的狀態,包括未送、在途、已送、、已派工、卡收回、卡發出、完成等。

2.   報表查詢

l  銷售單查詢:可以按銷售單的類型、客戶名稱、商品名稱、商品編碼、時間段、貨款票情況等進行查詢。

l  銷售退貨單查詢:可以按銷售退貨單的類型、客戶名稱、商品名稱、商品編碼、時間段、貨款票情況等進行查詢。

l  進貨申請單查詢:可以按供應商名稱、商品名稱、商品編碼、時間段、訂貨情況等進行查詢。

l  進貨單查詢:可以按供應商名稱、商品名稱、商品編碼、時間段、貨款票情況等進行查詢。

l  進貨退貨單查詢:可以按供應商名稱、商品名稱、商品編碼、時間段等進行查詢。

l  庫存查詢:可以查詢本店的庫存數量、總的庫存數量、本店的禮品數量等。

l  可以查詢本店的所有賬戶余額等。

l  所有的報表查詢的時候,都可以根據字段進行升降序的排序。

三、工程機管理部分

1.   單據管理:工程機申請單、工程機合同單、工程機銷售單。

2.   業務查詢根據客戶的具體情況,填寫工程機申請單。

l  工程部負責人看到申請單后,進行審核、回復,如果同意,則繼續下一步,如果看到有重復,則通知已經有人申請,此單停止。

l  登錄人員看到回執沒有問題,根據和客戶談的情況,填寫合同單。填寫完以后,提交審批。

l  審批完成后,轉銷售單。

l  銷售單上包括申請單號、合同單號、銷售單號、申請人、申請單審批人、合同審批人、備注等。

四、批發管理部分

1.   批發單據:批發銷售單

l  批發包括正常機批發、特價機批發、工程機批發、返利機。

l  正常機享受返利,特價機、工程機不享受返利。

l  返利帳戶提取的任何機型不享受再次返利。

2.   批發查詢:

l  查詢每個批發客戶的總的提貨情況。

l  查詢每個批發客戶的正常機、特價機、工程機的提貨情況。

l  查詢正常機、特價機、工程機的每個客戶的提貨情況。

       l查詢每個客戶的每個帳戶的金額。

五、倉儲管理部分

a)單據管理:包括進貨訂單、進貨單、出庫單

l  根據廠家的發貨和公司實際的到貨情況,做進貨入庫單,可以關聯之前做的進貨訂單。

l  根據前臺銷售開單的情況,關聯前臺的銷售開單,進行出庫。

l  根據批發銷售開單的情況,選擇批發銷售開單,根據實際的銷售開單的發貨數量,進行出庫。

b)報表查詢:

l  查詢每天的送貨工作量。

l  根據前臺開單的情況,電腦自動提醒每天要送貨的單據。

l  可以根據開單日期、送貨日期、送貨地區等進行排序查詢。

l  調出要送貨的單據進行選擇送貨人、查看單據上商品的實際數量和帳面數量、打印,打印的時候,只有數量,沒有單價。

l  點擊出庫的同時,相應的減少庫存實際數量。

l  每天的送貨量可以手工輸入,每安排一次,都會相對應的減少。

l  送貨后發短信回復此單已送。

六、售后服務部分

a)售后服務單據:售后派工單、安裝卡回收單、安裝卡寄出。

l  根據前臺開單情況、送貨情況做派工單。

l  當安裝工上交安裝卡的時候,做安裝卡回收單。

l  安裝卡寄回工廠的時候,做安裝卡寄出。

B)售后服務查詢:

l  根據店面指定的安裝時間和送貨情況,自動生成需要派工的提醒。

l  可以根據送貨時間、用戶要求時間、銷售時間、小區等進行排序、歸類、查詢。

l  指派安裝人員、打印派工單。

l  根據安裝人員上交的安裝卡的情況,選擇對應的產品的安裝卡狀態,默認為未收。如果上交的話,改為已收。

l  如果要把安裝卡發到格力總部,則做發貨,相對應安裝卡的庫存數量要減少。

l  可以實時的查詢安裝卡的數量。

l  統計每個安裝工某一個時間段的工作量。

l  每天的安裝量可以手工輸入。

l  一個產品可以選擇派工員多名。

七、財務管理部分

a)財務單據:收款單、付款單、轉款單。

l  在收到批發商或者客戶的錢的時候,做收款單。

l  在付款給廠商或者付其它款的時候,做付款單。

l  轉款單,同資金賬戶管理里的轉款單。

b)財務報表查詢:

l  應付帳款明細帳。

l  應付帳款總帳。

l  應收帳款明細帳。應收帳款總帳。

八、綜合查詢分析

1.         銷售報表:統計每月每天的銷售數量、銷售金額、成本、利潤、及每天的銷售比重和毛利比重。

2.         進貨匯總報表:實時統計時間段的進貨情況。

3.         銷售匯總報表:統計各個機型時間段內的銷售情況及成本、利潤。

4.         應收款報表:實時統計各個客戶的收款情況

5.         應付款報表:實時統計各個供應商的付款情況

6.         經營情況報表:實時統計各種收入、費用支出及利潤情況。

九、短信管理  

1.         內部短信管理

l  在發短信的時候,可以選擇操作員或者部門,進行短信群發。

l  保留所發的短信,并且查詢到以前發短信的記錄。

l  內部短信博士德公司必須購買一個賬號。

2.         外部短信管理

l  選擇客戶列表里的客戶進行短信群發

l  直接輸入手機號碼進行短信群發

l  查詢歷史發送過的短信

l  查詢余額

一、應用邏輯方面

1.         進銷存、售后、財務管理一體化:使企業的物流、資金流、售后等有機地關聯在一起,通過經濟業務的驅動,將原來離散、靜態、滯后的管理變為流暢、動態、面向過程的管理。

2.         簡單、易用:簡單易用的傻瓜化操作,只要懂生意就能全面管帳。使用者只需輸入每天發生的業務憑證,系統就自動分類、匯總和統計,實現全面的庫存、資金、往來、費用、收入、成本等查詢和分析。

3.         應用靈活:根據中小企業用戶的實際應用需求不同,在用戶配置、審核級數、商品編號、單據格式等諸多方面可以作一些自定義。

二、技術應用方面

1.         架構:成熟、穩定的B/S結構產品,真正基于internet的實時系統。

2.         實施:周期短、磨合快,7-30天即可完成實施,并迅速投入使用。

3.         操作:易用實用,員工在實際應用中很容易上手,手操作者電腦知識要求較低。

4.         維護:客戶端無須安裝軟件,系統維護方便。

5.         安全:可以通過網卡MAC地址進行設置登錄的地址、登錄的時間等。

一、賬戶的設置

各個公司的賬戶:每個公司保護5個賬戶信息:現金賬戶、正常賬戶、促銷賬戶、專有賬戶、授權賬戶。

二、賬戶管理的思想

1.         整體思想:每個空調規定一個價格,在銷售的時候都不能低于這個價格銷售,如果低于這個價格就要到相應的賬戶中取出相應的差額。總之,無論收客戶多少錢,如果低于這個價格就要想辦法湊夠這個規定的價格。如果高于這個價格,就要將高出的部分存入相應的賬戶,等待低于的時候再取出,或者將高出的部分作為績效考核各個分店。

2.         促銷的思想:各個公司都有一個促銷賬戶,各個商品都有一個促銷金額上限(即商品的降價最大額度),促銷時期,將促銷賬戶放開,就可以從此賬戶中取出不超過上限的金額。實現促銷時期的促銷管理

3.         增加交易量的思想:我們每個空調都有一個設定的價格,在做銷售的時候,都不能低于這個價格,如果客戶給出的價格低了怎么辦呢?就不成交了嗎?為了解決這個問題,我們提出了這樣一個管理思想:客戶是多樣化得,我們向客戶報價,報出高于規定價格的價格,客戶如果覺得可以,成交。這樣咱們就得到了一部分高出規定價格的金額,我們將高出的部分金額存入到專有賬戶中,等待低于咱們設定價格的客戶。每個空調又有專有賬戶上限,避免了如果專有賬戶中有大量金額,而讓客戶免費拿一臺機子的情況。如果專有賬戶中有金額,那么低于設定價格的客戶就可以使用部分專有賬戶金額。這樣,就達到了這樣一個目的:總體上每臺空調出庫都必須不能低于一個設定的價格,但是在個體上我們又能進行靈活的控制。從而增加總體的成交量。

4.         各個賬戶的特點及解決的問題

現金賬戶:記錄客戶現金消費額及賬戶總額。

正常賬戶:記錄客戶刷卡消費額及賬戶總額。客戶結算時現金賬戶和刷卡賬戶合計為實際收款總額。

促銷賬戶:記錄給客戶的促銷額度及賬戶總額。

專有賬戶:記錄銷價差額及賬戶總額。如果是高于設定的價格,我們向此賬戶中存入高出的金額,如果是低于設定的價格,我們也可以從此賬戶中取出部分金額,但是此賬戶的金額不允許為負數。

授權賬戶:此賬戶只要有授權碼,就可以取出任意金額。

三、賬戶與商品結合能解決的問題

1.         能夠增加交易量:我們舉例說明一下。

前提:假設我們使用各個賬戶的順利為:現金賬戶、促銷賬戶(禁用)、專有賬戶、授權賬務、正常賬戶。規定的售價為2000元。促銷上限為100,專有為50。各個賬戶初始金額為0

例:客戶出現金 2100元買入。則我們向現金賬戶存入2100,因為促銷賬戶禁用,所以不存入,再向專有賬戶中存入100。這樣各個賬戶金額為:現金賬戶,2100;促銷賬戶,0;專有賬戶100;授權賬戶,0;正常賬戶,0。下一個客戶來了,客戶出現金1950買入。則我們向現金賬戶存入1950,因為促銷賬戶禁用,所以不存入,再向專有賬戶中取出50。這樣各個賬戶金額為:現金賬戶,4050;促銷賬戶,0;專有賬戶50;授權賬戶,0;正常賬戶,0。下一個客戶來了,是老板的朋友,客戶出現金1000買入。則我們向現金賬戶存入1000,因為促銷賬戶禁用,所以不存入,再向專有賬戶中取出50。授權賬戶取出950(需要密碼), 這樣各個賬戶金額為:現金賬戶,5050;促銷賬戶,0;專有賬戶0;正常賬戶,0;授權賬戶,-950。如果還有客戶需要專有賬戶的錢,對不起,里面已經沒錢了,不能再取出。這樣我們就做到了總體上每臺空調出庫都必須不能低于一個設定的價格,但是在個體上我們又能進行靈活的控制。從而增加總體的成交量。

各個賬戶的特點及區別:現金賬戶為收現金情況,正常賬戶為刷卡情況。這2個賬戶的合計為收款金額,可靈活設置他們的先后順序。專有賬戶:當高于規定售價時存入高出部分,當少于規定售價時,取出,但是此賬戶金額不能為負數。促銷賬戶:促銷時期用此賬戶解決促銷問題,跟專有類似,但是沒有金額不能為負數的限制。授權賬戶:與專有和促銷賬戶的區別是可以隨意取出金額,沒有上限限制,但是需要密碼。

2.         賬戶金額明確

通過以上的例子,我們可以清楚的知道各個店面實時的現金情況、刷卡情況。通過促銷賬戶、專有賬戶、授權賬戶又能實現更加靈活的管理,及考核。

1、連云港格力空調總代理

    連云港恒信偉業電器銷售有限公司成立于2009718日日,經營項目包括:格力家用電器、商用空調、曖通設備的批發、零售、設計、安裝、維護、保養及相關信息咨詢。

2、張家口宣化科海電器

   

張家口市科海電器有限公司是張家口地區最大的空調銷售商家,是三星全產品在張家口地區的唯一指定代理商。本公司成立于1997年,注冊資金100萬,現有員工200余人,旗下的門店就有五家之多。憑借優質的產品,貼心的服務和專業的售后在業界有著較高的地位。每一次的成功交易和每一次的專業服務是“讓中國知道科海”的每一小步,經過十多年的努力,科海在張家口地區已經邁出了一大步,成為了電器業的龍頭企業之一,引領著本土的電器行業新浪潮。

2012年經過眾多管理軟件的篩選,最后與博士德成功牽手……

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